Smlouva o zpracování osobních údajů.

Verze 1.1 · platná od 12. června 2026

I. Smluvní strany

Žlutě zvýrazněné údaje doplníme z obchodního rejstříku při uzavření smlouvy s konkrétním Správcem.

Správce (data controller):
[Obchodní firma správce], IČO [IČO], se sídlem [adresa], zastoupený(á) [jméno + funkce]
(dále jen „Správce")

Zpracovatel (data processor):
Synaptiq.ai s.r.o., IČO 29670691, DIČ CZ29670691, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 450492
(dále jen „Zpracovatel" nebo „Synaptiq")

(Správce a Zpracovatel společně dále jen „Smluvní strany".)

II. Předmět smlouvy

1. Předmětem této smlouvy je úprava práv a povinností Smluvních stran při zpracování osobních údajů, které Zpracovatel provádí pro Správce v rámci poskytování služby Synaptiq (AI hlasový asistent — viz synaptiq.cz).
2. Smlouva navazuje na hlavní smlouvu o poskytování služby (Hlavní smlouva) uzavřenou mezi stranami a tvoří její nedílnou součást.
3. Předmět, povaha, doba, účel zpracování a kategorie subjektů údajů a osobních údajů jsou specifikovány v Příloze A.

III. Doba trvání

Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu poslední smluvní stranou a uzavírá se na dobu trvání Hlavní smlouvy. Po jejím skončení se použije čl. X. (Návrat a výmaz dat).

IV. Povinnosti Zpracovatele

1. Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce, včetně předávání do třetí země. Pokyny vyplývají z Hlavní smlouvy a z funkčnosti služby konfigurované Správcem.
2. Zpracovatel zajistí, že osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje jsou vázány povinností mlčenlivosti.
3. Zpracovatel přijme vhodná technická a organizační opatření (TOM) v rozsahu uvedeném v Příloze C.
4. Zpracovatel pomáhá Správci plnit povinnosti odpovědět na žádosti subjektů údajů (čl. 12–22 GDPR) — k tomu poskytuje funkce v zákaznickém portálu (/me): export dat (čl. 15, 20), výmaz (čl. 17).
5. Zpracovatel pomáhá Správci s plněním povinností dle čl. 32–36 GDPR (zabezpečení, ohlašování porušení, posouzení vlivu, předchozí konzultace).
6. Zpracovatel po skončení smlouvy vrátí, nebo (dle volby Správce) smaže všechny osobní údaje a kopie, pokud právo Unie nebo členského státu nevyžaduje uložení.
7. Zpracovatel poskytne Správci veškeré informace nezbytné k doložení plnění povinností a umožní audity.

V. Sub-processors

1. Správce dává Zpracovateli obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů (sub-processors) za účelem poskytování služby Synaptiq.
2. Aktuální seznam sub-processors je uveden v Příloze B.
3. Zpracovatel informuje Správce e-mailem o jakékoliv plánované změně (přidání/nahrazení sub-processora) nejméně 14 dní předem. Správce má právo proti změně podat odůvodněné námitky; v takovém případě má právo Hlavní smlouvu vypovědět.
4. Zpracovatel uzavře s každým sub-processorem písemnou smlouvu obsahující stejné povinnosti ochrany jako tato smlouva. Pro přenosy do třetích zemí používá Standardní smluvní doložky (SCCs) dle Prováděcího rozhodnutí Komise 2021/914.

VI. Předávání do třetích zemí

1. Někteří sub-processors mají sídlo v USA (viz Příloha B). Zpracovatel zajišťuje legální základ takového předávání pomocí SCCs a doplňkových opatření (šifrování v přenosu i v klidu, IP-based přístupová kontrola).
2. Na žádost Správce poskytne Zpracovatel kopii podepsaných SCCs (s redakcí důvěrných obchodních podmínek).

VII. Porušení zabezpečení

1. Zpracovatel oznámí Správci jakékoliv porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 72 hodin od jeho zjištění.
2. Oznámení obsahuje minimálně: popis povahy porušení, kategorie a počet dotčených subjektů a záznamů, kontakt na pověřence, popis pravděpodobných důsledků a popis přijatých opatření.
3. Zpracovatel neoznamuje porušení dozorovému úřadu (UOOU) ani subjektům údajů — to je povinnost Správce.

VIII. Auditní práva

1. Správce má právo provést audit (přímo nebo prostřednictvím nezávislého auditora) zaměřený na plnění této smlouvy, nejvýše 1× ročně, na základě 30denní písemné výzvy.
2. Audit se provádí v pracovní době Zpracovatele, na vlastní náklady Správce, takovým způsobem, aby nenarušil běžný provoz.
3. Zpracovatel může jako alternativu auditu poskytnout zprávu nezávislé třetí strany (např. SOC 2 Type II, ISO 27001, jakmile bude k dispozici).

IX. Mlčenlivost

Smluvní strany jsou povinny zachovávat mlčenlivost o všech důvěrných informacích druhé strany získaných v souvislosti s touto smlouvou, a to i po skončení smlouvy.

X. Návrat a výmaz dat

1. Po skončení Hlavní smlouvy Zpracovatel na základě pokynu Správce do 30 dní:
   • poskytne Správci úplný export dat (formát JSON přes endpoint /me/export, případně CSV/XML), nebo
   • nevratně smaže všechny osobní údaje včetně záloh.
2. Zpracovatel písemně potvrdí dokončení výmazu.
3. Účetní doklady (faktury, fakturační údaje) Zpracovatel uchovává po zákonnou dobu (10 let dle zákona o účetnictví).

XI. Odpovědnost

Smluvní odpovědnost za porušení povinností z této smlouvy je upravena Hlavní smlouvou a omezena obdobně. Žádné ustanovení této smlouvy nevylučuje povinnosti dle čl. 82 GDPR.

XII. Závěrečná ustanovení

1. Tato smlouva se řídí právním řádem České republiky. Spory řeší obecné soudy v Brně.
2. Pokud se některé ustanovení smlouvy stane neplatným, nemá to vliv na platnost ostatních.
3. Změny smlouvy vyžadují písemnou (vč. elektronické) formy. Aktuální verze DPA je vždy dostupná na synaptiq.cz/dpa.html; o změně verze Správce informujeme e-mailem nejméně 14 dní předem.

XIII. Akceptace

Tato smlouva je uzavřena okamžikem, kdy Správce při registraci na synaptiq.cz zaškrtne pole „Souhlasím s DPA a Zásadami ochrany osobních údajů". Akceptace odpovídá § 1740 odst. 2 NOZ (návrh + přijetí prostředky elektronické komunikace) a čl. 28 odst. 9 GDPR („v písemné formě, včetně formy elektronické").

Zpracovatel zaznamenává jako důkaz akceptace:

• Identitu Správce (e-mail kontaktní osoby, název firmy, IČO).
• Časové razítko akceptace (UTC).
• IP adresu, ze které byla akceptace odeslána.
• Verzi DPA platnou v okamžiku akceptace (viz terms_version).

Pokud Správce vyžaduje ručně podepsanou verzi (např. pro interní compliance nebo enterprise schvalovací proces), poskytne Zpracovatel na vyžádání PDF s vyplněnými údaji Správce — kontakt: info@synaptiq-ai.cz.

— Synaptiq.ai s.r.o. · IČO 29670691 · spisová značka C 450492, MS Praha · synaptiq.cz · DPA verze 1.1